De financiële functie is een van de belangrijkste ondersteunende functies in elke organisatie. Zij is de spin in het web en heeft relaties met alle andere functies en afdelingen binnen de organisatie. Daarom is het van essentieel belang dat de financiële functie zo goed mogelijk opereert en functioneert zodat zij de operationele afdelingen van de juiste strategische en operationele informatie en tools kan voorzien. Op die manier draagt zij bij tot de omvorming van de organisatie naar een excellerende organisatie. Waar staan we? En waar gaan we naartoe?
De afgelopen jaren zijn veel financiële functies min of meer stil blijven staan in hun ontwikkeling doordat de financiële schandalen (en de daaropvolgende langjarige economische recessie) hen dwongen zich vooral te concentreren op het op orde krijgen van de basisprocessen en betrouwbaarheid van de data en rapportages, en het voldoen aan de hoger wordende compliance-eisen. Dit heeft veel druk gelegd op de financiële functies die dankzij ‘bloed, zweet en tranen’ er toch vaak in slaagden de gevraagde basisprestaties te realiseren: plannen, rapportages, budgetten en de jaarrekening op tijd aanleveren en goedgekeurd krijgen door de accountant. Echter, op een dergelijke manier werken is op de langere duur niet vol te houden, onvermijdelijk zullen door de grote druk toch fouten in het werk sluipen, zullen mensen oververmoeid raken en de organisatie gaan verlaten. Dit geeft de eerste reden om een HPFF te willen worden: financiële medewerkers hoeven niet langer voortdurend gaten dicht te lopen, in plaats daarvan werken ze plezierig in een goedlopende financiële functie. De tweede reden is de ambitie van financiële professionals te willen excelleren in het vakgebied, om daarbij significant bij te dragen aan de doorontwikkeling van zowel de financiële functie als de gehele organisatie. En een derde reden: onderzoek laat zien dat HPFF’s ten opzichte van gemiddeld presterende financiële functies lagere operationele kosten hebben; minder fouten maken; interne klanten hebben die meer tevreden zijn; meer invloed hebben binnen de organisatie, vooral tijdens de strategische besluitvorming; en meer tijd besteden in de business partnering rol.
Om financiële functies te helpen zichzelf te verbeteren en versterken, om zodoende meer toegevoegde waarde te kunnen leveren aan de organisatie, is het high performance financiële functie (HPFF) raamwerk ontwikkeld. Dit is een op wetenschappelijke basis ontwikkeld raamwerk dat veelvuldig in de praktijk getoetst is. De gehanteerde definitie voor de HPFF is: De high performance financiële functie ondersteunt de organisatie bij het worden en blijven van een high performance organisatie, door de kwaliteit van haar medewerkers, processen en systemen altijd zo hoog mogelijk te houden.
Het HPFF-raamwerk bestaat uit vijf factoren, met 28 onderliggende kenmerken, die een significante positieve relatie hebben met de prestaties van de financiële functie:
Met het HPFF-raamwerk kunnen financiële functies aan de slag om zichzelf te transformeren in een HPFF. Een hulpmiddel hiervoor is het uitvoeren van de HPFF-diagnose. Het doel van de HPFF-diagnose is om te evalueren hoever een financiële functie op weg is naar een HPFF, oftewel in hoeverre de functie reeds is ingericht en zich gedraagt als een HPFF, om vervolgens te bepalen welke mogelijkheden er zijn om de financiële functie sterker te maken op manieren waardoor de functie (nog) beter de operatie kan ondersteunen en business partner kan zijn van het management. Alle mensen werkzaam in de financiële functie vullen hiertoe de HPFF-vragenlijst in. Vervolgens worden gemiddelde scores uitgerekend en weergegeven in een grafiek. Deze grafiek geeft aan hoever de financiële functie staat op de weg naar een HPFF en welke factoren versterkt moeten worden om de prestaties van de financiële functie te verbeteren. In een workshop vindt er een discussie plaats over de resultaten: herkennen en erkennen de financiële medewerkers deze, wat zijn mogelijke oorzaken van de scores, en – als belangrijkste – wat kan eraan gedaan worden. Uitkomst van de HPFF-diagnose is een HPFF-ontwikkelplan waarin de verbeteractiviteiten geprioriteerd en toegewezen zijn aan medewerkers, die hiermee vervolgens aan de slag kunnen gaan om hun financiële functie de komende jaren te transformeren in een HPFF.
In de praktijk blijkt dat een financiële functie niet zomaar opeens een HPFF wordt: er zijn over het algemeen vier ontwikkelplateaus te onderscheiden die een financiële functie steeds dichter bij de HPFF brengen. Deze vier plateaus, of stadia, hebben we in figuur 1 samengevat.
Figuur 1. Vier stadia op weg naar HPFF
Tijdens de ontwikkeling van het HPFF-raamwerk is veel data verzameld. Dit maakt het mogelijk te evalueren hoever de gemiddelde financiële functie in Nederland staat op de weg naar high performance. In figuur 2 zijn de gemiddelde scores voor de HPFF-factoren uit de HPFF-database weergegeven. Uit de figuur komt duidelijk naar voren dat de Nederlandse financiële functie over het algemeen als ‘efficiënt’ kan worden beschouwd (en gemiddeld 63 procent op weg zijn naar een HPFF).
Figuur 2. Gemiddelde scores voor HPFF-factoren uit de HPFF-database
Tijdens een break-outsessie op de Nationale Controllersdag 2019 zijn deze scores besproken met de ruim dertig deelnemers. Van de aanwezigen stelde 58 procent in een efficiënte financiële functie te werken, waarbij er grote herkenning was dat deze efficiëntie met name werd veroorzaakt wordt door hun harde werken: de eerdergenoemde ‘bloed, zweet en tranen’ inspanning (men zou de kanttekening kunnen plaatsen of de functie dan wel zo efficiënt is of eerder effectief en niet-efficiënt te noemen is. Van de overige deelnemers zei 25 procent in een leidende financiële functie te werken, terwijl 17 procent een basis financiële functie had. Op de vraag wat de deelnemers nodig dachten te hebben om aan een transformatie naar de HPFF te beginnen en deze succesvol af te ronden, kwamen de belangrijkste voorwaarden boven tafel. In figuur 3 zijn deze gekoppeld aan de HPFF-factor die door de voorwaarde wordt aangepakt.
Figuur 3. Verbeteringen op de korte termijn
Figuur 3 kan daarmee in feite worden beschouwd als de korte-termijnverbeteragenda voor de financiële functie met daarin de acties die als eerste ondernomen moeten worden om de transformatie naar de HPFF in te zetten, en om in ieder geval het ontwikkelstadium van de ‘leidende financiële functie’ te benaderen of zelfs te bereiken. Op de middenlangetermijn kan men dan specifieker gaan werken aan het versterken van de HPFF-factoren waardoor de financiële functie door kan groeien naar een ware HPFF. Interessante toevoeging hierop kwam van break-outsessiedeelnemer Robbert Huijgen, manager Planning & Control bij Pathé Theaters: ‘Als je als organisatie een verandering doorvoert, een ander businessmodel wilt hanteren of een proces wilt optimaliseren, dan moet de interne organisatie ook mee. Het borgen van de verandering in de organisatie vergt tijd en aandacht. Je kan als organisatie dus niet continu blijven groeien in een rechte lijn, dat gebeurt altijd trapsgewijs. Finance is een belangrijke speler in het borgen van veranderingen in de organisatie, maar helpt ook een organisatie beter in staat te stellen te kunnen veranderen.’ Finance als daadwerkelijk aanjager van gedoseerd veranderen: een mooie afsluiting in een vruchtbare break-outsessie waar bleek dat een ieder zijn/haar eigen weg bewandelt naar een leidende en/of high performance financiële functie.