Breng meerdere financiële functies samen op een hoger plan

Een investeringsmaatschappij organiseerde een bijeenkomst voor alle CFO’s van haar  participaties, om deze kennis te laten maken met het HPO en HPFF-gedachtengoed, met als doel  hen enthousiast te maken voor het transformeren van hun eigen financiële functie naar een HPFF.

De financiële functie in de voortrekkersrol naar HPO

Wanneer de financiële functies van de participaties enthousiast worden voor het transformeren van hun eigen financiële functie, dan kunnen ze de voortrekkersrol binnen hun organisaties gaan nemen in de transformatie naar HPO. Dit gaat  dan niet alleen de waarde van de participaties verhogen maar hen ook ondersteunen om hun eigen doelstellingen op innovatie- en duurzaamheidgebied te verwezenlijken.

Als voorbereiding voor de CFO-bijeenkomst besloot de moedermaatschappij met de eigen financiële functie een HPFF-workshop te houden. Daarmee ‘het goede voorbeeld gevend’ richting de participaties, de eigen controllers de gelegenheid te geven HPFF-kennis op te doen, en ervaring op te doen om de CFO-bijeenkomst te kunnen leiden. Kort daarop werd de CFO-bijeenkomst gehouden. Als voorbereiding ontvingen alle deelnemende financiële functies een link naar de internet-based HPFF-vragenlijst met het verzoek deze in te vullen.

Het goede voorbeeld

De bijeenkomst zelf bestond uit de volgende onderdelen:

• Een lezing over het HPO- en HPFF-gedachtegoed
• Bespreking van de HPFF-vragenlijstresultaten
• Interactieve break-out in groepen over de HPFF-resultaten:
• Presentaties van de groepen aan elkaar, inclusief het delen van best ideas
• Discussie over de mogelijke uitrol van het HPFF-gedachtengoed binnen de participaties, en de rol die de financiële functie van het hoofdkantoor daarin kan spelen.

Een aantal punten die uit de break-out naar voren kwamen:

Financiële functie verbetering

• Het toevoegen van milestones en key performance indicators (KPI’s) aan verbetertrajectenkan helpen om meer focus te houden op die verbetertrajecten.
• Het is belangrijk om momenten in te ruimen om aan verbetering te werken en niet in de waan van de dag te blijven.

IT-focus

• Het automatiseren van routinematige processen bleef een belangrijk uitgangspunt voor alle CFO’s

Persoonlijke ontwikkeling en rolduidelijkheid

• Belangrijk om persoonlijke ontwikkeling te blijven stimuleren bij de medewerkers. Ze vonden daarom dat ze in dialoog met de medewerkers moesten blijven en daarbij zorgen voor een open feedback waarin wensen van medewerkers en eisen van de organisatie samen opgaan.
• Daarbij is het zaak om ook aan de eigen ontwikkeling als CFO aandacht te (blijven) besteden, door bijvoorbeeld deel te nemen aan netwerkclubs, ronde tafels, vakinhoudelijke trainingen, en door coaching te nemen.

Strategische rol

• De CFO’s waren tevreden met de rol die ze hebben als het gaat om support bij belangrijke beslissingen binnen hun organisatie. Ze hebben gemerkt dat het essentieel is om de business goed te begrijpen om die strategische rol goed in te kunnen vullen.
• Om de invulling van de strategische rol op meerdere niveaus goed te regelen, kan het helpen om de controllers en financiële medewerkers een vast onderdeel binnen een projectgroep te laten zijn.

Commentaar na afloop van de beide bijeenkomsten op de HPFF-diagnose:

“De kracht van de HPFF-diagnose zit voornamelijk in het gesprek. Door gestructureerd verschillende factoren te bespreken, haal je veel zaken naar boven. Er komen geen standaardoplossingen als ‘implementeer een ERP-pakket’ naar boven, maar juist tips over wat wel en niet werkt bij een transformatie. Door de open en eerlijke gesprekken zijn goede best ideas gedeeld. Waar de diagnose vooral sterk in is, is dat deze je helpt om van een afstand naar jouw processen en die van de business te kijken en met goede aanbevelingen te komen. Door de gezamenlijke discussie ervaren wij een positieve energie en een goed commitment om in de toekomst volledig HPFF te worden.”

Gepubliceerd in het boek “High Performance Financiële Functie in de praktijk”.